Comment choisir un prestataire pour un ERP ?

Bien choisir un prestataire pour l’installation de l’ERP est un challenge pour une entreprise. En effet comment s’y retrouver dans la jungle des offres de PGI ? Retrouvez ici nos conseils et les étapes pour mener à bien ce projet.

Les points-clés de la mise en oeuvre d’un projet ERP

Rôle d’un ERP en entreprise

Un ERP (Entreprise Resource Planning) aussi connu sous le sigle PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est un système de gestion informatique ayant pour rôle de gérer et organiser de façon interactive tous les départements et modules de fonctionnement d’une même entreprise.

Les étapes avant le choix du prestataire

Plusieurs séances de brainstorming sont en vue …L’entreprise va devoir exprimer son besoin de façon précise, ceci demande une concertation en interne. Il sera nécessaire de nommer un chef de projet pour le suivi de mise en place de l’ERP.

Lister les besoins de l’entreprise

La liste des besoins de l’entreprise tiendra compte des interactions avec d’autres applications déja utilisées. Une fois les étapes clairement listées et documentées par des shémas, exemples…, la finalité est un cahier des charges.

Exprimer clairement aux prestataires les besoins de l’entreprise passe obligatoirement par la rédaction d’un cahier des charges.  Ce document est indispensable. Pas d’appel d’offre ni de choix final éclairé sans cahier des charges.

Le cahier des charges de projet pourra servir de base contractuelle pour rédiger un contrat final et déclencher la mise en place de l’ERP.

 L’appel d’offres

La cahier des charges est rédigé, c’est le moment de passer à la phase appel d’offres. 
Il existe de nombreux sites pour faire un appel d’offre public. Pensez à préciser une notion de budget afin de faire gagner du temps à tous.

Les candidats à la mise en oeuvre de votre ERP et votre comité de gestion de projet ERP seront amenés à communiquer afin d’échanger questions et réponses. Prévoir un timing « réunion ».

Le choix du prestataire final

Le difficile moment du choix : comparer l’adéquation de l’offre des prestataires avec les attentes de l’entreprise, évaluer la souplesse des différents ERP, étudier le rapport qualité/prix.

Aucun ERP du marché ne correspondra idéalement aux besoins de l’entreprise et des adaptations seront nécessaires.
Des coûts de développement sur mesure sont alors à envisager et additionnés à la proposition initiale

Ex : évaluer la compatibilité des différents ERP avec la solutions CRM utilisée par votre entreprise.

Besoins en formation

Après la mise en place de l’ERP, le personnel aura besoin d’être formé à son nouvel outil. Ne négligez pas ce poste et pensez à utiliser vos budgets formation pour une prise en charge officiellle dès la phase de l’appel d’offre.

Faut il faire intervenir un consultant ERP en amont ?

Il est possible de se faire assister par un consultant ERP pour analyser et auditer les processus de gestion de l’entreprise. Le consultant pourra également avoir un rôle de formateur afin d’adapter l’entreprise plus rapidement à son ERP.

Faire appel à un consultant est une excellente démarche. Un regard extérieur aura une vision différente et le consultant ERP pourra adapter le cahier des charges, que vous lui demanderez de rédiger.

Un consultant saura aussi vous assister pour déjouer de nombreux pièges techniques et pourra anticiper pour vous. Il vous assistera lors des auditions des entreprises candidates suite votre appel d’offres afin de cibler les points clés comme l’adéquation de l’ERP par rapport à vos processus d’entreprise et logiciels déja en place.

Choisir un ERP : le cahier des charges est indispensable !

En conclusion : le choix d’un prestataire pour la mise en oeuvre d’un ERP est difficile d’autant que les enjeux financiers sont importants !
Pour une réussite du projet ERP, il convient de préparer le pilotage par le biais d’un cahier des charges ERP.
Ce document est indispensable pour poser clairement les besoins. Il sera le résultat des concertations dans l’entreprise. Le cahier des charges de projet ERP peut être réalisé en interne par l’entreprise mais aussi être confié à un consultant spécialisé en ERP.
Je conseille d’opter pour cette option si elle est possible.

Ce qu’un ERP peut faire pour une entreprise

– partage d’informations
– gestion d’organisation
– gestion comptable et financière
– gestion des ressources humaines
– gestion commerciale : stock, vente, achat, suivi de commandes, ici un CRM peut-être un complément idéal
– suivi de processus